LE ‘BUONE PRASSI’ PER LA CORRETTA GESTIONE DI UNA ASD: l’effettività del rapporto associativo e la corretta convocazione delle assemblee.
EFFETTIVITA’ DEL RAPPORTO ASSOCIATIVO
L’effettività del rapporto associativo costituisce uno dei pilastri sui quali poggia un’Associazione, anche sportiva. Rappresenta, infatti, presupposto essenziale per il riconoscimento di agevolazioni molto importanti da un punto di vista fiscale. La maggior parte delle decisioni che coinvolgono un’Associazione devono essere prese attraverso l’Organo deliberativo, ossia l’Assemblea dei Soci.
Una delle prime cose che vengono attenzionate in fase di verifica ispettiva è, quindi, l’effettiva esistenza di un rapporto associativo.
L’Associazione non è e non può essere pensata e gestita come una ‘ditta individuale’, in cui è il Titolare a prendere le decisioni.
I punti essenziali:
– Ammissione dei Soci
– Gestione libro Soci
– Convocazione assemblea dei Soci
AMMISSIONE DEI SOCI
L’ammissione dei Soci all’interno dell’Associazione è atto strumentale affinché venga posto in essere il principio di democraticità ed effettività del rapporto associativo.
Premesso che bisogna sempre far riferimento a quanto previsto dallo Statuto, in linea generale possono far parte di un’Associazione, in qualità di Soci, «tutti coloro, che partecipano alle attività sociali, sia sportive che ricreative, che ne facciano richiesta e che siano dotati di una condotta conforme ai principi della lealtà, della probità e della rettitudine sportiva in ogni rapporto collegato all’attività sportiva, con l’obbligo di astenersi da ogni forma di illecito sportivo e da qualsivoglia indebita esternazione pubblica lesiva della dignità, del decoro e del prestigio dell’Associazione».
AMMISSIONE DEI SOCI E LIBRO DEGLI ASSOCIATI
L’ammissione può avvenire attraverso la predisposizione di un modulo attraverso il quale l’aspirante socio manifesta la volontà di aderire al contratto associativo e i suoi effetti sono subordinati al parere favorevole del Consiglio Direttivo.
Una volta acquisita la qualifica di Socio, a essa è ricollegabile una serie di diritti e di doveri, tra cui quello di essere convocato in Assemblea.
Ciascun Socio viene iscritto all’interno del libro Soci e la sua qualifica ha validità perpetua, salvo quanto previsto dallo Statuto in materia di cessazione del rapporto associativo.
CONVOCAZIONE DELLE ASSEMBLEE DEI SOCI
Uno degli aspetti più delicati, quando si parla di corretta gestione associativa, riguarda la convocazione dei Soci in assemblea. La convocazione e la verbalizzazione delle assemblee costituiscono, infatti, indici fondamentali attraverso cui può desumersi la reale natura associativa e, conseguentemente, il rispetto del principio di democraticità.
L’importanza risiede nel fatto che, attraverso l’avviso di convocazione, il Socio viene edotto del fatto che ci sarà un’assemblea e su quali argomenti si dovrà deliberare. E’ sufficiente che anche un solo Socio non sia stato correttamente convocato perché l’intera assemblea, e la conseguente delibera, vengano considerate nulle e prive di efficacia.
Per scongiurare tale possibilità, potrebbe essere opportuno utilizzare mezzi di convocazione che possano, in maniera più o meno inequivocabile, attestare che il Socio sia venuto a conoscenza della stessa (per esempio attraverso una comunicazione PEC, oppure tramite raccomandata, oppure, più semplicemente, facendo firmare un foglio di presa visione dell’avviso di convocazione assembleare).
Altro aspetto da ben considerare è quello del numero di voti necessari per poter procedere a costituire l’assemblea e deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno (rispettivamente, definiti quorum costitutivo e quorum deliberativo).
A seconda dell’argomento oggetto di decisione sarà necessario convocare l’assemblea ordinaria piuttosto che straordinaria, ciascuna con propri quorum da rispettare.